การตระหนักรู้ในสิ่งที่พนักงานต้องทำ : Productivity Features in Workplaze

By pearlyn girsang / 18 ตุลาคม 2024

หลังจากที่เราได้ทราบกันดีแล้วว่า Productivity Feature ใน Workplaze คืออะไรและมีกระบวนการทั้งหมดมีอะไรบ้างและทำงานอย่างไร เราจะมาเริ่มเจาะลึกกระบวนการแรกที่ทำให้ Productivity ประสบสำเร็จ นั่นคือ Know หรือการตระหนักรู้ว่าพนักงานกำลังทำอะไร และควรต้องทำอะไร

การตระหนักรู้ (KNOW)

การดำเนินกลยุทธ์ด้านบุคลากรอย่างมีประสิทธิภาพต้องอาศัยความเข้าใจพื้นฐานเกี่ยวกับสิ่งที่ทุกคนกำลังทำอยู่ ความสามารถในการติดตามงานประเภทต่างๆ และวัดผลลัพธ์แบบเรียลไทม์ KPI, KRA, OKR และเครื่องมืออื่นๆ นั้นมีประสิทธิภาพในการติดตามผลลัพธ์ความสำเร็จตามเวลา รวมถึงการประสานงานกันของพนักงาน แต่บ่อยครั้งขาดความยืดหยุ่นและทันท่วงที

ปัจจุบัน เราจำเป็นต้องก้าวข้ามสิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบัน เราควรต้องรู้จริงๆ ว่าพนักงานกำลังทำอะไรและเข้าใจข้อมูลพื้นฐานเหล่านั้น เช่น การติดตามการเข้าทำงานนาทีต่อนาที แต่การวิเคราะห์ข้อมูลเพิ่มเติมจากงานประเภทต่างๆ จะให้ภาพรวมที่สมบูรณ์ยิ่งขึ้น

เมื่อพูดถึงการติดตาม บริษัทมักติดตามการเข้าทำงานของพนักงาน บางครั้งถึงขั้นรายละเอียดว่าเริ่มงานกี่โมง พักเมื่อไร และออกจากงานเมื่อไร ข้อมูลนี้มีประโยชน์น้อยมากในการบอกถึงประสิทธิภาพชองผลลัพธ์ในการทำงาน

เมื่อเราพิจารณางานประจำวันที่มีพนักงานมากกว่า 2 ล้านคน ในโซลูชัน HR ของเรา เราพบว่างานประเภทต่างๆ ต้องการวิธีการติดตาม วิเคราะห์ และปรับปรุงประสิทธิภาพที่แตกต่างกัน เพื่อสนับสนุนความแตกต่างในความต้องการการวิเคราะห์ของงานประเภทต่างๆ เราแบ่งประเภทงานออกเป็น 3 ประเภทหลัก:

• งานที่ทำซ้ำๆ และงานที่ได้รับมอบหมายแบบอิสระ
• โปรเจคงานที่แตกต่างกัน และต้องการการร่วมมือของหลายๆ คนในช่วงเวลาที่จำกัด
• งานขาย หรืองานที่ต้องใช้การทำงานแบบหลากหลายกระบวนการพร้อมกัน

การเข้าใจประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างครบถ้วนต้องอาศัยการรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ รวมถึง:

• การเข้าทำงาน: การติดตามการทำงานตามตารางงานพร้อมรองรับการใช้ไบโอเมตริกและอุปกรณ์มือถือ การทำงานอัตโนมัติและการควบคุมกระบวนการช่วยให้มั่นใจว่าข้อมูลการเข้าทำงานขั้นพื้นฐานพร้อมใช้งาน เช่น เวลาทำงาน ล่วงเวลา การลา และเรื่องอื่นๆ ที่เป็นฐานข้อมูลพื้นฐาน
• การมอบหมายงาน: การจัดการงานเพื่อให้ติดตามกิจกรรมการทำงานอย่างละเอียดของพนักงานทุกประเภท ไม่ว่างานจะถูกมอบหมายแบบอิสระ เลือกทำเอง หรือรวมอยู่ในแผนOKR หรือโครงการอื่นๆ การจัดการงานช่วยให้เข้าใจในสิ่งที่พนักงานทำได้ลึกซึ้งยิ่งขึ้นและเปิดโอกาสในการสนับสนุนหรือแนะนำให้พวกเขาปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน
• โครงการ: การจัดการโครงการเป็นเครื่องมือที่ครอบคลุมในการจัดทำงบประมาณ วางแผน และจัดการโครงการ สำหรับผู้ที่ทำงานที่ใช้โครงการเป็นฐาน การติดตามระดับงานนี้มักเป็นการวัดผลลัพธ์ที่สำคัญที่สุด
• CRM: การติดตามงานขายมีขั้นตอนและผลลัพธ์ที่แตกต่างจากงานประเภทอื่นๆ การวิเคราะห์ประสิทธิภาพในการขายต้องการความสามารถในการติดตามหลายๆ งานที่เกี่ยวข้องตลอดกระบวนการขายและวัดผลกระทบต่อพัฒนาการและอัตราความสำเร็จของโอกาสทางการขาย
• ต้นทุน: การติดตามต้นทุนทำได้ดีในหลายองค์กร แต่ข้อมูลนี้มักไม่ละเอียดพอที่จะเกี่ยวข้องโดยตรงกับงานแต่ละงาน โซลูชัน HR ที่รวมการจ่ายเงินเดือนสามารถเชื่อมโยงต้นทุนกับงานเพื่อทำความเข้าใจประสิทธิภาพการทำงานในเชิงลึก
• การตั้งเป้าหมาย: เป้าหมายมักกำหนดผลลัพธ์ที่คาดหวังจากพนักงาน แต่เป้าหมายสำหรับงานประเภทต่างๆ และองค์กรต่างๆ แตกต่างกัน การวิเคราะห์งานในบริบทของเป้าหมายโครงการ การขาย OKR หรือ KPI และโครงการอื่นๆ เป็นพื้นฐานสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพในอนาคต
• ทักษะ: การทำรายการทักษะของพนักงานเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้มั่นใจว่าพนักงานมีทักษะที่จำเป็นต่อการทำงานปัจจุบัน การตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดงานในอนาคต และการพิจารณาโอกาสในตำแหน่งงานในอนาคต การรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับทักษะของพนักงานที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันสามารถทำได้โดยอัตโนมัติและรวมกับการติดตามทักษะอื่นๆ เพื่อระบุโอกาสในอนาคต

ข้อมูลจำนวนมากนี้อาจดูท่วมท้นหากไม่มีวิธีการจัดการที่มีโครงสร้าง การมีวิธีการจัดการที่เป็นระบบช่วยให้สามารถวิเคราะห์งานประเภทต่างๆ ได้อย่างสม่ำเสมอในบริบทของต้นทุน ความต้องการทักษะ และการบรรลุเป้าหมาย

การวิเคราะห์ประสิทธิภาพการทำงานของพนักงานอย่างเข้มข้นช่วยให้ผู้จัดการเข้าใจปริมาณงานของพนักงานและขจัดอุปสรรคที่จำกัดไม่ให้พนักงานบรรลุประสิทธิภาพที่ต้องการ ในขณะเดียวกันยังป้องกันไม่ให้พนักงานทำงานหนักจนถึงจุดที่เกิดความเหนื่อยล้า เมื่อผู้จัดการเรียนรู้เกี่ยวกับประสิทธิภาพการทำงานของพนักงาน เรายังมีโอกาสที่จะสร้างความโปร่งใสเพิ่มเติมให้กับพนักงานโดยการให้พวกเขาเห็นงานของตนเองและวิธีที่งานนั้นมีส่วนช่วยให้บริษัทประสบความสำเร็จ พนักงานอาจมีแรงจูงใจและความทะเยอทะยานนอกเหนือจากกรอบงานของบริษัทที่มีส่วนช่วยให้พวกเขาประสบความสำเร็จ เราเชื่อว่าการสนับสนุนเป้าหมายอาชีพและเป้าหมายส่วนตัวของพนักงานเป็นกุญแจสำคัญในการกระตุ้นการมีส่วนร่วม เพื่อสนับสนุนสิ่งนี้ เราได้จัดทำโครงสร้างสำหรับพนักงานในการจัดการเป้าหมายส่วนตัวและอาชีพของพวกเขาและเชื่อมโยงสิ่งนี้กับระบบเกมพร้อมรางวัลและตารางผู้นำเพื่อกระตุ้นการเติบโตอย่างต่อเนื่องและความเป็นอยู่ที่ดี